Comment gérer ses notes de frais ?

Gérer ses notes de frais est aujourd’hui un impératif pour chaque professionnel. Afin de diminuer les fonds et le temps passé à gérer ses dépenses liées au travail, plusieurs moyens de gestion de ses notes existent. Si vous êtes perdu dans votre quête de gestion simplifiée de vos notes de frais, voici comment faire.      

Notes de frais, qu’est-ce que c’est réellement ?

On entend tous parler de notes de frais, mais concrètement beaucoup ne savent guère ce que c’est. Les notes de frais sont en réalité des documents qui permettent à un professionnel salarié de se faire payer les frais liés à son travail qu’il a été obligé de débourser personnellement dans l’exercice de sa profession, en d’autres termes dans l’intérêt de son employeur.

Il existe différents types de frais constituant la note de frais. Entre autres :

  • Les frais de logement ;
  • Les frais de repas ;
  • Les frais de déplacement.

Il faut rappeler que ces dépenses doivent être effectuées dans le cadre de ses déplacements et charges professionnels. Pour facilement justifier cela, il n’est pas rare que le professionnel reçoive un ordre de mission de la part de son employeur. Cet ordre de mission précise de façon très détaillée, la charge confiée par ce dernier au travailleur. Il devient ainsi très facile pour celui-ci de se faire rembourser en cas de dépenses à partir de ses propres fonds.

Nos conseils pour mieux gérer vos notes de frais

Bien gérer ses notes de frais est nécessaire pour tout travailleur qui souhaite se faire rembourser. En effet, afin de ne pas sombrer dans d’interminables litiges juridiques, la note doit être claire et les frais ne doivent pas être exorbitants ou exagérés. Voici comment s’y prendre :

Prévoir les frais

Prévision. C’est le mot d’ordre pour mieux gérer vos dépenses. Il est en effet primordial que vous veilliez à leur anticipation en tenant compte de plusieurs paramètres concernant votre secteur de travail. Par exemple, si vous travaillez pour une entreprise dont les activités sont plus intenses dans une période donnée (rentrée scolaire, saisons de fruit, etc.) il vous serait donc bénéfique d’anticiper les frais à partir de cette donnée afin de ne pas être surpris.

Fixer une limite aux dépenses

Gérer les notes de frais revient, pour une meilleure gestion, à fixer un plafond pour les différents types de dépenses : repas d’affaires, hébergement, déplacement… Cette limitation permettra de mieux suivre et de mieux contrôler les dépenses engagées dans le cadre des missions.

Adopter une politique de dépense concrète  

Toujours dans l’optique de faciliter la gestion des notes de frais, il est capital pour l’employeur d’adopter une politique de dépense assez précise et reconnue par les travailleurs. Certaines normes visant à organiser la gestion des notes de frais sont généralement édictées par des institutions étatiques. Cependant, pleine latitude est laissée aux employeurs pour les fixer au sein de leur entreprise. Cette technique facilite le contrôle, la clarification et la fluidité dans tout le mécanisme de gestion des dépenses de l’entreprise.

Utiliser des logiciels et applications spécifiques de gestion

Aujourd’hui, plusieurs logiciels et applications sont conçus par les développeurs pour simplifier la gestion des notes de frais et la saisie des frais professionnels. Ils permettent de gagner en efficacité, en temps, et d’éviter des erreurs de calcul dans les comptes. Vous pourriez vous servir de l’application N2F, téléchargeable sur https://www.n2f.com/, pour mieux gérer vos notes de frais.