Caisse enregistreuse pour les métiers de bouche : ce qui a changé depuis le 1er janvier 2018

La caisse enregistreuse est un outil de gestion efficace, quel que soit le type de magasin : bar, restaurant, fleuriste etc. Elle permet en effet d’optimiser l’encaissement, grâce à son interface intuitive et personnalisable. Dorénavant, ajouter et supprimer un produit, accorder une réduction ou mettre en place un programme de fidélité est faisable. Tout comme il est possible de se lancer dans des campagnes mailing et de gérer les nombreux modes de facturation.

Outre les opérations de base, la caisse automatique offre des solutions complémentaires destinées à faciliter la tâche de ceux qui l’emploient. Jusque-là, les caisses enregistreuses étaient l’apanage des commerçants visionnaires, conscients de la nécessité de se mettre aux outils numériques. Aujourd’hui toutefois, et plus précisément depuis le début de l’année, les logiciels de caisse sont obligatoires pour tous les commerçants. Quels sont les matériels concernés par la loi 2018 ? Quid des sanctions applicables en cas de manquement à cette disposition légale ? Que faire pour  mettre aux normes son logiciel de caisse enregistreuse ? Les réponses ci-dessous !

Les caisses enregistreuses doivent être accessoirisées

A compter du 1er janvier 2018, chaque commerçant français est tenu d’investir dans une caisse automatique sécurisée. Cela, pour en finir avec les fraudes à la TVA et faciliter le contrôle de l’administration fiscale. Le cas échéant, le contrevenant s’expose à des peines lourdes et judiciaires. Celles-ci sont de plusieurs sortes :

  • Une amende de 7500 euros ainsi que l’obligation d’investir dans une caisse enregistreuse normalisée dans un délai de deux mois ;
  • Une amende supplémentaire de 7500 euros dans l’hypothèse  où le commerçant ne s’est toujours pas équipé d’une caisse enregistreuse durant le délai imparti ;

Des logiciels sécurisés et certifiés

La loi de Finances 2016 impose l’usage de caisses enregistreuses certifiées aux commerçants français, dans son article 88. Mais pour être conforme aux normes, le logiciel de gestion utilisé doit garantir la conservation, l’archivage, l’inaltérabilité ainsi que la sécurisation des données. Un certificat est même délivré, soit par l’éditeur lui-même, soit par un organisme accrédité, pour en attester. La caisse enregistreuse ne doit pas non plus être permissive, encore moins permettre les actions ci-après :

  • L’abandon d’une saisie de vente,
  • La suppression d’une ligne sur un ticket durant la saisie de la facture,
  • Le fait de travailler sur une date autre que celle du jour,
  • L’annulation intégrale ou en partie d’un ticket préalablement encaissée.

En d’autres termes, à partir du moment où une opération de caisse ne laisse pas de traces et est répertoriée dans un rapport non-modifiable, le logiciel n’est pas conforme aux nouvelles formes.

Les obligations et risques encourus par les fabricants de caisse tactile

De leur côté, les concepteurs de caisses tactiles pour le commerce sont eux aussi tenus de faire connaître les caractéristiques du dispositif aux autorités compétentes. Cela, avant tout mise en service. Tout comme les commerçants, le manquement aux obligations nouvellement établies expose les fabricants à des amendes. Ces derniers disposent eux aussi de 60 jours pour procéder à la mise aux normes. Passé ce délai, ils encourent des rappels d’impôts, des pénalités, voire un contrôle de comptabilité pour vérifier les possibles dissimulations de recettes.

Le mot de la fin

La mise aux normes peut se faire par simple mise à jour du logiciel de caisse. Cette opération concerne principalement les logiciels interconnectés. Dans l’hypothèse où la mise à jour de la caisse enregistreuse ne peut se faire, il revient aux commerçants d’investir dans un nouveau logiciel sécurisé et conforme aux réglementations françaises.

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